Mahasiswa KKN Undip Tata Ulang Arsip Desa Krasakageng, Dukung Tertib Administrasi Pemerintah Desa
Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Diponegoro melaksanakan kegiatan penataan administrasi dan pengarsipan di Balai Desa Krasakageng sebagai bentuk dukungan terhadap tertib administrasi pemerintahan desa. Kegiatan ini digagas oleh Dwyacita Prasasti dari Fakultas Ekonomika dan Bisnis, bersama Oktavia Revino Nuraini dari Sekolah Vokasi Program Studi Akuntansi Perpajakan.
Kegiatan diawali dengan koordinasi bersama perangkat Desa Krasakageng untuk memetakan kebutuhan dan kondisi pengelolaan arsip yang ada di balai desa. Koordinasi ini penting dilakukan agar penataan arsip yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan kebiasaan kerja perangkat desa sehari-hari, sehingga hasilnya dapat langsung dimanfaatkan secara berkelanjutan. Setelah tahap koordinasi selesai, mahasiswa membantu mengelompokkan, menata, serta memeriksa kelengkapan dokumen satu per satu sebelum disimpan kembali sesuai sistem pengarsipan yang berlaku di lingkungan pemerintahan desa.
Penataan difokuskan pada lemari arsip dokumen periode 2017–2026 serta dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) untuk periode yang sama. Dokumen-dokumen tersebut dikelompokkan dan ditata ulang agar lebih rapi dan mudah ditemukan saat dibutuhkan oleh perangkat desa.
Untuk mempermudah identifikasi dokumen, mahasiswa juga membuat dan memasang 100 lembar stiker label peel off pada lemari arsip sebagai penanda kategori dokumen. Dengan adanya label ini, proses pencarian dan pengambilan arsip diharapkan dapat dilakukan lebih cepat dan sistematis.
Selain menata lemari arsip, mahasiswa turut membuat denah ruang arsip sebagai panduan lokasi penyimpanan dokumen. Denah tersebut memuat gambaran posisi setiap kategori arsip di dalam ruangan, sehingga perangkat desa dapat langsung mengetahui letak dokumen yang dicari tanpa perlu memeriksa seluruh bagian lemari penyimpanan satu per satu. Langkah ini sekaligus menjadi upaya menjaga konsistensi sistem kearsipan agar tetap tertata rapi meskipun terjadi pergantian petugas yang mengelola arsip di kemudian hari.
Melalui kegiatan ini, pengelolaan arsip di Balai Desa Krasakageng diharapkan menjadi lebih rapi, terstruktur, dan mudah diakses. Penataan arsip ini juga menjadi langkah sederhana untuk mendukung tertib administrasi sekaligus mempermudah perangkat desa dalam menjalankan tugas pelayanan kepada masyarakat.
Kegiatan penataan administrasi dan pengarsipan ini merupakan bagian dari kontribusi mahasiswa KKN dalam membantu kebutuhan administrasi di tingkat desa, sekaligus wujud penerapan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
(Dwyacita Prasasti dan Oktavia Revino, Tim KKN Undip 2026 – Desa Krasak Ageng)
- Dwyacita Prasasti dan Oktavia Revino
- Mahasiswa Prodi Ekonomi dan Akuntansi Perpajakan
- Setuju
