Mahasiswa Magang UPGRIS Berperan dalam Pengelolaan Dokumen, Data Kepegawaian, dan Administrasi di Dinas Pekerjaan Umum Kota Semarang
JATENG.NET, Semarang – Kegiatan magang menjadi salah satu bentuk pembelajaran yang memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk menerapkan pengetahuan yang telah diperoleh selama perkuliahan ke dalam dunia kerja. Melalui kegiatan ini, mahasiswa dapat memperoleh pengalaman langsung mengenai proses kerja, pengelolaan administrasi, dokumen, serta tanggung jawab dalam suatu instansi.
Hal tersebut turut dirasakan oleh Aldi Ikhsan Maoelana dan Ilham Bujang Hafirizma, mahasiswa Universitas PGRI Semarang (UPGRIS), yang melaksanakan kegiatan magang pada bagian Sekretariat Dinas Pekerjaan Umum Kota Semarang.
Dinas Pekerjaan Umum Kota Semarang merupakan salah satu instansi pemerintah yang memiliki berbagai kegiatan dalam mendukung penyelenggaraan pelayanan dan pembangunan di Kota Semarang.
Dalam menjalankan kegiatan tersebut, diperlukan pengelolaan administrasi yang baik agar setiap proses pekerjaan dapat berjalan secara tertib dan efektif.
Salah satu bagian yang memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran kegiatan instansi adalah Sekretariat, yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi, dokumen, serta data kepegawaian.
Selama melaksanakan kegiatan magang pada bagian Sekretariat, kedua mahasiswa tersebut terlibat dalam sejumlah pekerjaan administrasi, seperti mengirim dan mengelola dokumen, mencari serta menyampaikan dokumen kepada bagian terkait, melakukan input data, serta mengolah dan memperbarui data kepegawaian.
Pengelolaan data kepegawaian menjadi salah satu kegiatan yang membutuhkan perhatian khusus karena informasi pegawai dapat mengalami perubahan, seperti perubahan pangkat, status kepegawaian, maupun informasi lainnya yang berkaitan dengan administrasi pegawai.
Oleh karena itu, ketelitian dan ketepatan dalam mengelola data menjadi hal penting agar informasi yang digunakan oleh instansi tetap sesuai dengan kondisi terbaru.
Selain pengelolaan dokumen dan data kepegawaian, administrasi sekretariat juga memiliki peran dalam mendukung keteraturan proses administrasi instansi, termasuk koordinasi dokumen yang berkaitan dengan kegiatan keuangan.
Pengelolaan administrasi yang sistematis diperlukan agar setiap dokumen dapat disampaikan kepada bagian yang tepat dan diproses sesuai kebutuhan.
Melalui berbagai kegiatan tersebut, Aldi dan Ilham memperoleh pengalaman mengenai pentingnya ketelitian, ketepatan, keteraturan, serta tanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan administrasi.
Kesalahan dalam pengolahan data maupun penyampaian dokumen dapat menghambat proses administrasi. Karena itu, setiap pekerjaan perlu dilaksanakan secara sistematis dan penuh tanggung jawab.
Kegiatan magang ini juga memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk memahami secara langsung bagaimana proses administrasi dijalankan dalam lingkungan instansi pemerintah.
Pengalaman tersebut menjadi bagian penting dalam menghubungkan pengetahuan yang diperoleh selama perkuliahan dengan penerapannya di dunia kerja.
Melalui kegiatan magang di Dinas Pekerjaan Umum Kota Semarang, Aldi Ikhsan Maoelana dan Ilham Bujang Hafirizma mendapatkan pengetahuan serta pengalaman mengenai peran administrasi sekretariat dalam mendukung kelancaran pengelolaan dokumen dan data kepegawaian.
Kegiatan ini diharapkan dapat menjadi bekal bagi kedua mahasiswa untuk meningkatkan keterampilan administrasi, kedisiplinan, ketelitian, serta kesiapan menghadapi dunia kerja setelah menyelesaikan pendidikan.
- Aldi ikhsan Maoelana & Ilham Bujang Hafirizma
- Mahasiswa Program Studi Manajemen Bisnis, Universitas PGRI Semarang
- Setuju
