Belajar Sambil Berkontribusi, Mahasiswa UPGRIS Dukung Pengelolaan Administrasi Surat di Pemerintah Kota Semarang
Mahasiswa Universitas PGRI Semarang (UPGRIS) Program Studi Manajemen memperoleh pengalaman kerja secara langsung melalui kegiatan magang di Asisten Ekonomi, Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Semarang. Kegiatan ini menjadi sarana bagi mahasiswa untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan sekaligus mengenal proses administrasi perkantoran di lingkungan pemerintahan.
Salah satu kegiatan yang menjadi fokus selama pelaksanaan magang adalah pengelolaan surat-menyurat. Kegiatan tersebut memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran administrasi, terutama dalam proses penerimaan, pencatatan, pendistribusian, dan penyimpanan dokumen.
Selama magang, mahasiswa terlibat dalam berbagai kegiatan administrasi, mulai dari menerima dan memeriksa surat masuk serta undangan, membuat lembar disposisi, mencatat informasi surat menggunakan Microsoft Excel, hingga menyampaikan dokumen kepada bagian yang berkaitan. Mahasiswa juga memperoleh pengalaman dalam pembuatan nota dinas dan undangan, rekapitulasi surat keluar, serta pemindaian dokumen yang telah ditandatangani dan diberi stempel.
Dalam proses pengelolaan surat, ketelitian menjadi hal yang sangat penting. Setiap dokumen perlu diperiksa untuk memastikan kesesuaian nomor surat, tanggal, asal surat, perihal, dan tujuan penyampaian. Pemeriksaan tersebut membantu menjaga ketertiban administrasi dan mendukung proses tindak lanjut surat sesuai dengan arahan pimpinan.
Pemanfaatan Microsoft Excel juga menjadi bagian dari kegiatan administrasi yang dipelajari mahasiswa. Melalui pencatatan dan rekapitulasi secara terstruktur, informasi surat dapat disusun dengan lebih rapi sehingga memudahkan pencarian kembali dan pemeriksaan data. Selain itu, pemindaian dokumen menjadi salah satu bentuk dukungan terhadap penyimpanan arsip dalam format digital.
Pengalaman tersebut memberikan pemahaman bahwa efektivitas administrasi perkantoran tidak hanya bergantung pada penggunaan teknologi, tetapi juga pada kedisiplinan, tanggung jawab, ketelitian, dan komunikasi antarpegawai. Setiap tahapan pengelolaan surat saling berkaitan sehingga membutuhkan koordinasi yang baik agar dokumen dapat diproses sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Bagi mahasiswa Program Studi Manajemen UPGRIS, kegiatan magang ini menjadi kesempatan untuk mengembangkan kompetensi profesional sekaligus memahami penerapan ilmu manajemen dalam lingkungan kerja nyata. Mahasiswa dapat mempelajari alur kerja administrasi, membangun kemampuan bekerja sama, serta meningkatkan keterampilan dalam mengelola dokumen secara sistematis.
Melalui kegiatan magang ini, mahasiswa diharapkan mampu memperoleh bekal pengalaman yang bermanfaat untuk memasuki dunia kerja. Keterlibatan dalam kegiatan administrasi juga menjadi bentuk pembelajaran yang menghubungkan teori perkuliahan dengan praktik di lapangan.
Pengelolaan surat-menyurat yang tertib, didukung oleh pemanfaatan teknologi dan sumber daya manusia yang kompeten, merupakan salah satu unsur penting dalam menunjang kelancaran administrasi perkantoran. Pengalaman magang di Sekretariat Daerah Kota Semarang menjadi bagian dari proses pembelajaran mahasiswa UPGRIS untuk terus mengembangkan keterampilan, profesionalisme, dan kesiapan menghadapi dunia kerja.
- 1. Anisa Rika Oktavia 2. Az-zahra Aurora Prasetyo 3. Fitri Andriani
- Mahasiswa Program Studi Manajemen, Universitas PGRI Semarang (UPGRIS)
- Setuju
